Hilfe

Anmeldung und zweiter Faktor

Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an und bestätigen danach mit einem 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Smartphone (z. B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder die Passwörter-App auf dem iPhone). Dieser zweite Faktor ist für alle Benutzer Pflicht.

Der Code wird nicht akzeptiert.

Der Code wechselt alle 30 Sekunden. Geben Sie den aktuell angezeigten Code ein. Stimmt die Uhrzeit Ihres Smartphones nicht, passt der Code nicht – stellen Sie die Uhrzeit auf „automatisch“.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Bitten Sie Ihren Administrator, unter „Benutzer“ Ihren Zugang zurückzusetzen. Sie erhalten einen neuen Link und legen Passwort und zweiten Faktor neu fest.

Mein Zugang ist gesperrt.

Nach 10 Fehlversuchen wird der Zugang zum Schutz vor Angriffen für 15 Minuten gesperrt. Warten Sie kurz und versuchen Sie es erneut.

Warum werde ich abgemeldet?

Aus Sicherheitsgründen endet eine Sitzung nach 30 Minuten ohne Aktivität und spätestens nach 8 Stunden.

Smartphone verloren oder gewechselt

Bei der Einrichtung haben Sie 10 Wiederherstellungscodes erhalten. Geben Sie einen davon statt des 6-stelligen Codes ein. Jeder Code funktioniert einmal. Unter „Mein Konto“ erzeugen Sie neue Codes.

Haben Sie keine Codes mehr, setzt Ihr Administrator Ihren Zugang zurück. Danach richten Sie die App auf dem neuen Smartphone ein.

Rollen und Rechte

Personen einladen

1. Öffnen Sie „Benutzer“ und wählen Sie „Person einladen“.
2. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein.
3. Kopieren Sie den angezeigten Einladungslink und schicken Sie ihn der Person, z. B. per E-Mail oder Teams.

Der Link gilt 7 Tage und funktioniert einmal. Die Person legt damit selbst Passwort und zweiten Faktor fest – Sie sehen das Passwort nie.

Mailkonten einrichten

MailBridge versendet Ihre Belege über Ihr eigenes Postfach. Empfänger erhalten die Mail also von Ihrer Adresse, und Ihre Absender-Einträge (SPF, DKIM) gelten wie gewohnt.

1. Legen Sie am besten ein eigenes Versandpostfach an, z. B. rechnung@ihre-firma.de, statt ein persönliches Postfach zu nutzen.
2. Öffnen Sie „Mailkonten“ → „Mailkonto hinzufügen“ und wählen Sie Ihren Anbieter. Bei IONOS, STRATO und Google sind die Server bereits eingetragen.
3. Geben Sie Absender und Zugangsdaten ein und speichern Sie.
4. Klicken Sie auf „Verbindung testen“ und anschließend auf „Testmail an mich senden“.

Warum wird mein Server abgelehnt?

MailBridge verbindet sich nur verschlüsselt (Port 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS) und nur zu Servern im Internet. Interne Adressen und unverschlüsselte Verbindungen sind aus Sicherheitsgründen gesperrt.

Was sind Unzustellbarkeitsmeldungen?

Lehnt der Mailserver eines Empfängers eine Mail ab – etwa weil der Anhang zu groß ist –, kommt eine automatische Meldung zurück. Liest MailBridge diese Meldungen, schickt es dem Empfänger bei Übergröße automatisch einen Download-Link. MailBridge liest dabei nur solche Meldungen, keine normalen Mails.

Wo werden meine Zugangsdaten gespeichert?

Verschlüsselt mit einem Schlüssel, der nur Ihrer Organisation gehört. Sie werden nach dem Speichern nie wieder angezeigt.

Microsoft 365 anbinden

Für Microsoft 365 nutzt MailBridge die Schnittstelle Microsoft Graph. Dazu legt Ihr Microsoft-365-Administrator einmalig eine App-Registrierung an und erlaubt ihr den Zugriff auf genau ein Postfach.

1. Im Microsoft Entra Admin Center unter „App-Registrierungen“ → „Neue Registrierung“ eine App „Itolia MailBridge“ anlegen (nur Konten in diesem Verzeichnis).
2. Unter „Zertifikate & Geheimnisse“ einen geheimen Clientschlüssel erstellen und den Wert kopieren. Notieren Sie sich das Ablaufdatum.
3. Aus der „Übersicht“ die Anwendungs-ID und die Verzeichnis-ID notieren, unter „Unternehmensanwendungen“ die Objekt-ID der App.
4. Wichtig: Erteilen Sie in Entra keine Anwendungsberechtigung Mail.Send – sie würde für alle Postfächer Ihres Unternehmens gelten. Geben Sie den Zugriff stattdessen in der Exchange-Online-PowerShell nur für das Versandpostfach frei:

   Connect-ExchangeOnline
   New-ServicePrincipal -AppId <Anwendungs-ID> -ObjectId <Objekt-ID> -DisplayName "Itolia MailBridge"
   New-ManagementScope -Name "MailBridge Versandpostfach" -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'rechnung@ihre-firma.de'"
   New-ManagementRoleAssignment -App <Anwendungs-ID> -Role "Application Mail.Send" -CustomResourceScope "MailBridge Versandpostfach"
   New-ManagementRoleAssignment -App <Anwendungs-ID> -Role "Application Mail.Read" -CustomResourceScope "MailBridge Versandpostfach"

   Die letzte Zeile ist nur nötig, wenn MailBridge Unzustellbarkeitsmeldungen auswerten soll.
5. In MailBridge „Mailkonto hinzufügen“ → „Microsoft 365“ wählen, die IDs und den geheimen Schlüssel eintragen und eine Testmail senden. Neue Rollenzuweisungen können bei Microsoft bis zu einer Stunde brauchen, bis sie wirken.

Ihr Itolia-Ansprechpartner richtet das auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen ein.

Sicherheit und Datenschutz

• Betrieb ausschließlich in Deutschland. Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es gibt keine Analyse- oder Tracking-Dienste.
• Jede Organisation ist technisch von allen anderen getrennt und hat einen eigenen Schlüssel für vertrauliche Daten.
• Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Einladungs- und Download-Links sind zufällig und werden ebenfalls nur als Hash gespeichert.
• Alle sicherheitsrelevanten Aktionen (Anmeldungen, Änderungen an Benutzern) werden protokolliert.
• Itolia-Mitarbeiter sehen keine Inhalte Ihrer Organisation.

So funktioniert der Versand

Ihr DocuWare-Workflow übergibt den Beleg und seine Indexwerte (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Empfängeradresse) an MailBridge. MailBridge setzt die Werte in Ihre Mailvorlage ein und versendet die Mail über Ihr eigenes Postfach. Ist die Datei zu groß, erhält der Empfänger einen Download-Link, der 14 Tage gilt.

Vorlagen und die Anbindung an DocuWare werden in den nächsten Ausbaustufen freigeschaltet.

Kontakt

Itolia UG (haftungsbeschränkt), Kiel · jk@itolia.de